Информационная система поддержки процесса сбора и обработки инновационных предложений сотрудников предприятия

У каждого индивидуума есть разум, который он использует для восприятия, суждения, принятия решений и адаптации. Так же как и у каждой интеллектуальной организации есть разум, и от того, как она развивает и использует свой разум, зависит ее успех или провал.

Рубинштейн М., Фирстенберг А. Интеллектуальная организация, 2003

Рис.1. Ускорение инновационных процессов. Источник: Joseph Jacobsen, Organizational and Individual Innovation Diffusion

Глобализация рынков, нарастающий дефицит материальных и людских ресурсов, ужесточение требований к обеспечению экологической безопасности, ускорение экономических процессов и многое другое, в совокупности, вынуждают современные компании все более последовательно осваивать широкий спектр подходов, обеспечивающих их способность адаптироваться и развиваться в современной экономической конкурентной среде. За последние несколько десятилетий ведущие компании в процессе своей жизнедеятельности непрерывно осваивали что-то новое: внедряли системы управления качеством и системы непрерывного измеряемого улучшения, создавали команды по совершенствованию продукции и сервиса, внедряли новые продукты и услуги и т.д. И наряду с этим, компании интенсивно осваивали новые методы ведения бизнеса, проводили слияния и поглощения, консолидировали одни части и выделяли в дочерние организации другие. Короче говоря, организации прилагали непрерывные интеллектуальные усилия для обеспечения необходимого уровня своей адаптивности и устойчивости развития, добиваясь при этом желаемых результатов. В настоящее время становится очевидным, что нас ждут еще более грандиозные изменения, которые будут происходить с еще большей скоростью (Рис.1). Нарастающая глубина, слабая предсказуемость и высокая скорость изменений усиливают тенденции к повышению эффективности использования интеллектуальных ресурсов. При этом новые условия требуют принципиально нового отношения к идеям как к новому типу капитала, который может быть инвестирован в бизнес, слабо поддаваясь при этом формализации, контролю и накоплению.

Высокий уровень спроса на различные идеи побуждает организации использовать всевозможные источники, включая покупателей, консультантов, выставки и конференции, партнеров и конкурентов. Но как показывают результаты опроса, проведенного компанией IBM в 2006^[1], приоритетным источником идей остаются собственные сотрудники организаций. Однако, по данным Giga Information Group^[2], доля выявленного и используемого наиболее критичного для корпорации ресурса (знаний и опыта сотрудников) не превышает 20% (рис.2). Анализируя приведенные данные, отметим наличие в виде интеллектуального ресурса и дальнейшего его превращения в практически используемый интеллектуальный капитал компании.

Рис.2

Сам факт существования каких-либо барьеров не является особенностью корпоративного инновационного процесса. Барьеры возникают при внедрении любого нового бизнес-процесса в компании. Поэтому весьма полезно использовать накопленный опыт по их преодолению. А именно, необходимо:

• целенаправленно формировать положительное отношение к проводимым изменениям у всех заинтересованных лиц;
• четко выстраивать и последовательно внедрять все этапы нового процесса;
• использовать современные информационные системы, обеспечивающие поддержку нового процесса с учетом особенностей внедрения и требований к его эффективности.

Не умаляя важности первых двух шагов, уделим (в соответствии с темой доклада) основное внимание использованию информационных систем поддержки начального этапа корпоративного инновационного процесса – этапа, на котором происходит преобразование интеллектуального потенциала сотрудников организации в формализованный интеллектуальный ресурс компании. Ключевой особенностью этого этапа является раскрытие автором своих идей коллективу предприятия. И именно на этом этапе в полной мере проявляются опасения авторов по поводу корректности отношения к нему и к его идеям со стороны коллектива и руководства компании. Кроме того, конфликтность ситуации усиливается тем фактом, что по объективным причинам далеко не все идеи отбираются и еще меньшее число реализуются. Объективно высокий уровень «смертности» идей еще больше повышает уровень недоверия, возникающей внутри организации между авторами идей и аппаратом рассмотрения и принятия решений. В этой связи, информационная система, построенная на сетевых принципах, обеспечивает необходимую степень открытости процесса и снижает, тем самым, уровень конфликтности между всеми категориями сотрудников, вовлеченными в корпоративный инновационный процесс.

Принимая во внимание все сказанное выше, компания «ТЕКОРА» разработала специализированную информационную систему поддержки начального этапа корпоративного инновационного процесса – «Систему 4i» («Информационный Инкубатор Инновационных Идей»).

Технологической основой решения Системы 4i является автоматизированный программный комплекс, обеспечивающий:

• сбор идей в специально разработанном формате «Предложение»;
• авторскую обработку предложения, включая оценку его пригодности для предприятия, рентабельности и реализуемости;
• специальный режим публикации предложений в информационной системе;
• коллективную оценку значимости предложения;
• формирование в пределах задаваемой инвестиционной суммы эффективного портфеля предложений, оптимизированного по рентабельности и реализуемости.

Сбор предложений

Сбор предложений осуществляется через корпоративную сеть и позволяет авторам самостоятельно и в режиме реального времени вносить, обрабатывать и публиковать для обсуждения свои предложения с персонального рабочего стола, создаваемого при регистрации пользователя. При этом режим самостоятельного ввода c уникального персонального рабочего стола обеспечивает фиксацию прав автора на информацию и возлагает на него ответственность за ее качество и актуальность.

Формализация предложений

Формирование предложения включает в себя два этапа: формализацию идеи и проведение аналитической обработки. На первом этапе автор заполняет в системе первую страницу формата «Предложение», включающую описание выявленной проблемы и ее решения. Затем автор предложения получает возможность провести начальную оценку эффективности его реализации и внедрения.

Авторская оценка предложений

Для выявления предложений с наивысшим экономическим потенциалом используется специально разработанный комплекс методов, позволяющий раздельно оценить:

• пригодность предложений для бизнеса компании;
• рентабельность внедрения предложений;
• обеспеченность реализации предложений различными ресурсами (реализуемость).

Оценка пригодности предложения позволяет оценить его привлекательность для коммерческой деятельности предприятия.

Оценка реализуемости предложения позволяет оценить уровень обеспеченности проекта по реализации и внедрения предложения различными ресурсами.

Оценка рентабельности внедрения предложения носит предварительный характер и осуществляется на основе сопоставления расходов на получение первого результата и доходов от его тиражирования. Интуитивно понятно, что далеко не для всех собираемых предложений может быть произведен расчет рентабельности. Тем не менее, применение упрощенных подходов к оценке рентабельности предложений позволяет:

• выявить предложения с достаточно обоснованным уровнем проработки комплекса значений исходных параметров, составляющих основу любого бизнес-плана (себестоимость, отпускная цена, время оборота средств и т.п.);
• сравнить различные предложения по эффективности инвестиционных затрат на их реализацию.

Публикация предложений

По завершению инкубационного периода формирования (авторской обработки) предложения автор публикует его в общедоступной части информационной системы. Спецификой режима публикации предложения является возможность публикации без указания фамилии. В случае успешного развития событий автор может вставить свою фамилию в опубликованное предложение.

Коллективная оценка значимости предложений

Оценка значимости опубликованных предложений в отличие от результатов авторской оценки носит коллективный характер и предназначена для выявления предложений, реализацию которых поддерживают сотрудники предприятия.

Количественная оценка значимости предложений возникает в результате автоматизированной обработки суждений, высказанных сотрудниками в формализованном виде и в соответствии со специальной шкалой оценок.

Участие пользователей системы в обсуждении отличается свободой выбора для ознакомления опубликованных предложений и способа высказывания мнения – открыто/анонимно. Отсутствие жестких формальных требований и ограничений на действия пользователей при обсуждении создает идеальные условия для получения неискаженных данных о значимости предложений.

Формирование эффективного портфеля предложений

Формируемая база результатов авторской обработки предложений, содержащая значения параметров «Пригодность», «Реализуемость» и «Рентабельность», позволяет применить методы формирования эффективных инвестиционных портфелей к совокупности инновационных предложений, результаты которых могут быть тиражируемы. Формирование эффективных портфелей предложений, оптимизированных по рентабельности и реализуемости, производится с учетом ограничений на время и объем инвестиций.

Результаты использования системы

В состоянии ли вы представить себе инвестиционные возможности, которые обеспечат ежегодную прибыль на вложенный капитал в размере 500 процентов? Да еще так, что вам не нужно начинать новое дело или создавать новую продукцию.

М.Имаи. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний, 2006

Можно много говорить о роли современных информационных систем поддержки тех или иных бизнес-процессов. В нашем случае выделим те результаты, достижение которых становится возможным только за счет использования информационной системы поддержки корпоративного инновационного процесса. Это, прежде всего:

• оперативное выявление возможностей совершенствования и новых вариантов развития организации;
• легализация на корпоративном уровне интеллектуального потенциала сотрудников организации;
• оперативное фиксирование авторских прав на корпоративном уровне;
• вовлечение авторов идей в процесс самостоятельного формирования предложений и доведение их содержания до максимально привлекательного уровня;
• создание упорядоченной корпоративной инновационной базы предложений, не требующей прямых затрат на ввод и поддержание актуальности исходной информации;
• использование знаний и опыта коллектива сотрудников при доработке идей и обсуждении значимости опубликованных предложений;
• создание условий для самопроизвольного образования команд, нацеленных на решение конкретных задач;
• учет вкладов сотрудников в формирование и обсуждение предложений;
• снижение уровня конфликтности между авторами предложений и лицами принимающими решение за счет возможности анонимного участия в формировании и обсуждении предложений;
• выявление проблем в развитии компании на ранней стадии их возникновения задолго до их внезапного и опасного проявления.

Обобщая сказанное, отметим, что использование «Системы 4i» позволяет активизировать интеллектуальный потенциал сотрудников компании, направляя его на обеспечение выживаемости и устойчивого развития компании в современных конкурентных, динамичных и слабо предсказуемых экономических условиях. 

[1] The Global CEO Study, IBM, 2006

[2] Источник: Giga Information Group, Inc. «Collaboration, Content and Communities: An Update» May 31, 2002, GigaTel, Daniel W. Rasmus

Валентин МАТОХИН,
Руководитель проекта ЗАО «ТЕКОРА»