Москва, ул. Профсоюзная, д.65, офис 369
+7 (495) 336-16-19 (многоканальный)

Компании «ТЕКОРА» и SAP СНГ сообщают о запуске в продуктивную эксплуатацию первой очереди Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД»

5 Сентября 2007 г.



Управление электронными документами в большой территориально-распределенной компании – это сложная задача, решение которой требует наличия мощной технологической платформы, широкого спектра функциональности и высокого уровня внедрения.

Компании «ТЕКОРА» и SAP СНГ завершили разработку и внедрение 1-й очереди системы электронного документооборота в Аппарате управления ОАО «РЖД».

Решение, предложенное компаниями «ТЕКОРА» и SAP СНГ, построено на базе программных продуктов SAP ERP 2005, способно обеспечить автоматизацию делопроизводства и ведение электронного документооборота в большой территориально-распределенной компании, поддерживает ряд основных функций, таких как:
  • регистрация документов – функции ввода и редактирования реквизитов, присвоения регистрационного номера документа, печати регистрационной карточки;
  • работа с электронными файлами документов:
    • создание файлов, в том числе на основе шаблонов;
    • привязка существующих файлов;
    • автоматизированный ввод документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование и распознавания бумажных документов);
    • просмотр/ редактирование файлов;
  • согласование проектов документов – функции подготовки и отправки проектов документов по маршруту, согласования и утверждения проектов документов;
  • подготовка проектов резолюций – функции ввода (в том числе по образцу) и редактирования резолюций, подготовки резолюции для печати;
  • подписание документов – функции использования электронной цифровой подписи для проставления признака подписанного документа;
  • доведение документа до адресатов – функции уведомления адресатов о зарегистрированных документах и сроках их обработки;
  • поиск документов – функции поиска документов по атрибутам и контексту электронных файлов;
  • выдача напоминаний о подлежащих обработке документах и заданиях, в том числе по электронной почте;
  • контроль выполнения заданных операций (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т. д.) с учетом заданных сроков выполнения;
  • функции построения отчетов, позволяющие найти и предоставить в нужном ракурсе необходимую информацию по документообороту.

Система электронного документооборота строится на платформе SAP ERP 2005 и представляет собой набор продуктов и сервисов в области управления бизнес-процессами и документами. Система строится по модульному принципу. Каждый модуль является частью единой иерархически построенной автоматизированной системы документооборота компании. В основе каждого модуля лежит типовая система автоматизации документооборота, все модули построены по общим правилам, имеют одинаковою архитектуру и набор функций, что позволяет легко масштабировать систему.
Дополнительными преимуществами решения, предложенного компаниями «ТЕКОРА» и SAP СНГ для ОАО «РЖД», являются:

  • Естественная интеграция ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
  • Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
  • Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки системы ЕАСД;
  • Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников групп внедрения и конечных пользователей;

В настоящее время в системе работает около 1000 пользователей, после ее тиражирования на все филиалы ОАО «РЖД» количество пользователей составит несколько десятков тысяч человек.